Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving, in het bijzonder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), is Formulor GmbH, Gewerbestr. 26, 76327 Pfinztal, Duitsland, e-mail: service@formulor.de (zie het colofon).

2. Hosting, uitlevering en serverlogbestanden

Ons platform draait op servers van Hetzner Online GmbH (Duitsland). Voor beveiliging en snelle uitlevering gebruiken wij het content delivery network en de web application firewall van Cloudflare, Inc.; uw verzoeken lopen daarbij via Cloudflare-servers. Met beide aanbieders bestaan verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG.

Bij het bezoeken van onze website worden automatisch gegevens van algemene aard vastgelegd (serverlogbestanden): IP-adres, datum en tijdstip van het bezoek, opgevraagde pagina, browsertype en -versie, besturingssysteem en referrer-URL. Deze gegevens zijn technisch noodzakelijk om de website uit te leveren, haar stabiliteit en veiligheid te waarborgen en aanvallen (bijv. denial-of-service) af te weren.

Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij de werking en veiligheid van het platform (art. 6 lid 1 sub f AVG). Logbestanden worden slechts zolang bewaard als voor deze doeleinden noodzakelijk is en daarna verwijderd.

3. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend technisch noodzakelijke, eigen cookies (first party). Er zijn geen analyse-, tracking- of advertentiecookies en geen cookies van derden. Voor technisch noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); daarom tonen wij geen cookiebanner.

Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst dan wel precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG) voor winkelwagen en accountsessie, alsmede ons gerechtvaardigd belang bij een goed functionerende website (art. 6 lid 1 sub f AVG).

4. Klantaccount (inloggen zonder wachtwoord)

Een klantaccount is optioneel — bestellen kan ook als gast. Het inloggen verloopt zonder wachtwoord (passwortlos): wij slaan geen wachtwoord op. In plaats daarvan sturen wij u op verzoek een eenmalige inloglink naar uw e-mailadres (opgeslagen wordt alleen een controlewaarde/hash van de link, niet de link zelf), of u registreert een passkey. Bij passkeys slaan wij alleen de publieke sleutel op — biometrische gegevens (bijv. vingerafdruk) blijven uitsluitend op uw apparaat en worden nooit aan ons doorgegeven.

In het account verwerken wij: e-mailadres, optioneel een weergavenaam, taalinstelling, sessiegegevens (inlogsessies zijn 30 dagen geldig en aan serverzijde intrekbaar) alsmede uw opgeslagen ontwerpen en besteloverzichten. Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen onder account verwijderen. Daarbij worden uw accountgegevens (e-mailadres, passkeys, sessies, opgeslagen ontwerpen) volledig verwijderd. Bestel- en factuurgegevens blijven daarvan onaangetast, omdat wij ze op grond van handels- en fiscaalrechtelijke verplichtingen moeten bewaren (zie hoofdstuk 5).

Bij het verwijderen van het account blijven bestelde configuraties zonder persoonsgegevens als digitale tweeling onder hun configuratienummer bewaard (zie paragraaf 8 en de algemene voorwaarden, § 11).

Bètaprogramma shape.tools: als u zich aanmeldt voor bètatoegang tot de shape.tools-configurator, slaan wij uw e-mailadres, optioneel uw naam, uw taalvoorkeur en de status van uw aanmelding op (aangemeld, goedgekeurd of ingetrokken) om de toegang te beheren en u per e-mail over de goedkeuring te informeren (art. 6 lid 1 sub b AVG). De gegevens worden verwijderd wanneer het bètaprogramma eindigt of wanneer u om verwijdering verzoekt; aanmelden kan ook zonder klantaccount.

5. Bestellingen en checkout

Voor de afwikkeling van uw bestelling verwerken wij de bij het afrekenen opgegeven gegevens: e-mailadres, voor- en achternaam, optioneel bedrijf, bezorg- en factuuradres, telefoonnummer, optioneel btw-identificatienummer alsmede uw bestel- en betaalinformatie. De checkout is ook zonder klantaccount mogelijk (gastbestelling).

Bestelt u als bedrijf gevestigd in een andere EU-lidstaat en geeft u een btw-identificatienummer op, dan sturen wij dit samen met de bedrijfsnaam en het adres naar het Duitse federale centrale belastingkantoor (Bundeszentralamt für Steuern), dat het controleert in het register van de betreffende lidstaat (gekwalificeerde bevestiging volgens § 18e UStG). Het resultaat bewaren wij bij uw bestelling als fiscaal bewijs. Rechtsgronden zijn onze btw-bewijsverplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG) en de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Deze gegevens geven wij alleen door aan de dienstverleners die ze voor de afwikkeling nodig hebben: aan het met de bezorging belaste verzendbedrijf (naam, bezorgadres) en aan onze betaaldienstverlener (hoofdstuk 6). Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Bestel- en factuurgegevens vallen onder de wettelijke handels- en fiscaalrechtelijke bewaarplichten (§ 257 HGB, § 147 AO; afhankelijk van het soort document zes tot tien jaar) en worden voor deze duur bewaard (art. 6 lid 1 sub c AVG). Uw in het bestelproces gegeven bevestigingen (algemene voorwaarden, maatwerkverklaring) leggen wij als bewijs met tijdstempel vast.

6. Betaalafwikkeling (Mollie)

Betalingen via PayPal, creditcard en bankoverschrijving (vooruitbetaling) wikkelt onze betaaldienstverlener Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland) af. Mollie ontvangt daarvoor de voor de betaling noodzakelijke gegevens (bedrag, referentie, afhankelijk van de betaalmethode uw betaalgegevens). Uw creditcard- of rekeninggegevens worden direct bij Mollie dan wel de betreffende betaalaanbieder verzameld en bereiken onze systemen niet.

Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Aanvullend geldt de privacyverklaring van Mollie: mollie.com/privacy. Bij kopen op rekening voor zakelijke klanten (na activering) verloopt de afwikkeling direct via ons.

7. AI-configurator (shape.tools)

In de shape.tools-configurator kunt u producten in dialoog met een AI-assistent configureren. U communiceert daarbij met een AI-systeem; de antwoorden worden machinaal gegenereerd. Voor het genereren van de antwoorden geven wij uw chatberichten en het gespreksverloop van de lopende sessie door aan onze verwerker Anthropic (Claude-API). Prijs, maten en maakbaarheid berekent steeds ons eigen systeem — niet de AI.

Voer in de chat geen persoonsgegevens in (bijv. namen, adressen, contactgegevens) — voor de configuratie van uw product zijn ze niet nodig. De chatgesprekken worden door ons niet permanent opgeslagen: ze bestaan alleen voor de duur van de lopende sessie en worden daarna automatisch gewist. Volgens Anthropic worden via de API doorgegeven inhouden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

Rechtsgrondslag is de precontractuele fase (art. 6 lid 1 sub b AVG) dan wel ons gerechtvaardigd belang bij een comfortabele configuratie (art. 6 lid 1 sub f AVG). Voor zover daarbij gegevens naar de VS worden doorgegeven, gebeurt dit op basis van passende waarborgen conform art. 44 e.v. AVG (EU-standaardcontractbepalingen dan wel het EU-VS Data Privacy Framework).

8. Geüploade bestanden en ontwerpen

Bestanden die u voor de productie uploadt, alsmede uw ontwerpen uit modeller en configurator, slaan wij op in een S3-compatibele objectopslag op servers in Duitsland. Wij gebruiken ze uitsluitend voor de controle (handmatige verificatie vóór de productie door onze medewerkers), voor de productie van uw bestelling en voor het opstellen van de bijbehorende productiedocumenten. Derden verlenen wij geen toegang, met uitzondering van dienstverleners die de gegevens voor de uitvoering van uw bestelling nodig hebben (zie algemene voorwaarden, § 11).

Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst dan wel precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG). Bestanden bij bestellingen bewaren wij binnen de wettelijke termijnen; niet-bestelde uploads en ontwerpen verwijderen wij zodra de opslag ervan niet meer noodzakelijk is, bij verwijdering van het account onmiddellijk.

Configuratienummer: Elke configuratie uit de shape.tools-configurator slaan wij op onder een configuratienummer, zodat u deze opnieuw kunt oproepen, wijzigen en nabestellen. Wie alleen het nummer kent, ziet een weergave zonder persoonsgegevens (namen, teksten, eigen looproutes); de volledige weergave bereikt u via de QR-code op het product, uw klantaccount of de bestelling. Een geüploade looproute (GPX) slaan wij alleen samen met een configuratie op of wanneer u de stadsplattegrond erbij inschakelt – altijd na de privacyzone en zonder tijden; niet gebruikte routes en hun plattegronden verwijderen wij na 30 dagen. De plattegrond maken wij uit OpenStreetMap-gegevens via een openbare Overpass-dienst; daarbij geven wij alleen het kaartfragment door, niet de route en geen gegevens over uw persoon. Niet bestelde configuraties verwijderen wij als ze twaalf maanden niet zijn opgeroepen, en direct bij het verwijderen van het account. Bestelde configuraties bewaren wij voor nabestellingen, reserveonderdelen en garantie; bij het verwijderen van het account of op uw verzoek verwijderen wij de persoonsgegevens en blijft de digitale tweeling bestaan. De rechtsgronden zijn art. 6, lid 1, onder b AVG en ons gerechtvaardigd belang bij nabestellingen en garantie (art. 6, lid 1, onder f AVG).

9. E-mailcommunicatie

Wij versturen uitsluitend transactionele e-mails: inloglinks, bestel- en betaalbevestigingen, facturen en berichten over uw bestelling (bijv. vragen uit de bestandscontrole). Een nieuwsbrief is er niet. De verzending verloopt via een door ons ingeschakelde e-maildienstverlener (verwerker). Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Als u per e-mail contact met ons opneemt, verwerken wij uw gegevens voor de behandeling van het verzoek en voor mogelijke vervolgvragen (art. 6 lid 1 sub b resp. f AVG). Na afhandeling van uw verzoek worden de gegevens verwijderd, voor zover er geen bewaarplichten bestaan.

10. Bereikmeting; geen tracking- of advertentiediensten

Om te begrijpen hoe ons platform wordt gebruikt, draaien wij de opensourcesoftware Umami op onze eigen server in Duitsland. Uw browser laadt het meetscript van het adres van de bezochte website (bijvoorbeeld www.formulor.de of shape.tools) en stuurt de meetgegevens ook daarheen; de cookies van uw browser worden daarbij niet aan de statistiek doorgegeven. Vastgelegd worden de bekeken pagina’s, de verwijzende website, de globale herkomst (land, regio, plaats), browser, besturingssysteem, apparaattype, schermgrootte en taal, evenals afzonderlijke gebruiksgebeurtenissen — bijvoorbeeld dat een artikel in het winkelmandje is gelegd of dat een stap in het bestelproces is afgerond.

Daarbij worden geen cookies geplaatst en wordt geen informatie op uw apparaat opgeslagen of uitgelezen. Uw IP-adres wordt niet opgeslagen; het wordt uitsluitend gebruikt om een gezouten, onomkeerbare hashwaarde te berekenen waarmee de paginaweergaven van één sessie worden gegroepeerd. U identificeren, u op meerdere apparaten herkennen of u over websites heen volgen is daardoor niet mogelijk. De gegevens verlaten onze server niet: er vindt geen doorgifte aan derden en geen doorgifte naar landen buiten de EU plaats. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een op de vraag afgestemde vormgeving van ons aanbod (art. 6 lid 1 sub f AVG); omdat geen cookies worden geplaatst en geen informatie op uw apparaat wordt opgeslagen of uitgelezen, is toestemming op grond van § 25 TDDDG niet vereist.

Daarnaast gebruiken wij geen analysediensten van derden (bijv. Google Analytics), geen conversietracking voor advertentiedoeleinden, geen sessieopnamen en geen analyse van muisbewegingen of kliks (session replay, heatmaps), geen socialmediaplug-ins, geen ingesloten inhoud van derden (bijv. YouTube) en geen externe lettertypediensten. Lettertypen en alle inhoud leveren wij vanaf onze eigen servers uit.

11. Uw rechten

U kunt op elk moment de volgende rechten uitoefenen:

• inzage in uw bij ons opgeslagen gegevens en de verwerking ervan (art. 15 AVG),
• rectificatie van onjuiste persoonsgegevens (art. 16 AVG),
• verwijdering van uw bij ons opgeslagen gegevens (art. 17 AVG),
• beperking van de gegevensverwerking, voor zover wij uw gegevens vanwege wettelijke verplichtingen nog niet mogen verwijderen (art. 18 AVG),
• bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens bij ons (art. 21 AVG) en
• gegevensoverdraagbaarheid, voor zover u toestemming voor de gegevensverwerking hebt gegeven of een overeenkomst met ons hebt gesloten (art. 20 AVG).

Voor zover u ons toestemming hebt gegeven, kunt u deze op elk moment met werking voor de toekomst intrekken. Voor het uitoefenen van uw rechten volstaat een informele e-mail aan service@formulor.de.

U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG) — bijv. bij de Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Een lijst van de toezichthoudende autoriteiten vindt u op bfdi.bund.de.

12. Gegevensbeveiliging

Alle verbindingen met onze website zijn met TLS (HTTPS) volgens de actuele stand van de techniek versleuteld. Toegang tot klantgegevens is intern beperkt tot de daarmee belaste medewerkers.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer de juridische situatie of onze diensten veranderen (bijv. bij de introductie van nieuwe services). Steeds geldt de hier gepubliceerde actuele versie.