Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych, w szczególności ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO), jest Formulor GmbH, Gewerbestr. 26, 76327 Pfinztal, Niemcy, e-mail: service@formulor.de (zob. Impressum).

2. Hosting, dostarczanie treści i logi serwera

Nasza platforma działa na serwerach Hetzner Online GmbH (Niemcy). Do zabezpieczenia i szybkiego dostarczania treści korzystamy z sieci CDN i zapory aplikacyjnej (WAF) firmy Cloudflare, Inc.; Państwa żądania przechodzą przy tym przez serwery Cloudflare. Z oboma dostawcami zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

Podczas dostępu do naszej strony automatycznie zbierane są informacje o charakterze ogólnym (logi serwera): adres IP, data i godzina dostępu, wywołana strona, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny oraz adres URL strony odsyłającej. Dane te są technicznie niezbędne, aby dostarczyć stronę, zapewnić jej stabilność i bezpieczeństwo oraz odpierać ataki (np. typu denial-of-service).

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i bezpieczeństwie platformy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi przechowywane są tylko tak długo, jak jest to konieczne dla tych celów, a następnie usuwane.

3. Pliki cookie

Używamy wyłącznie technicznie niezbędnych, własnych plików cookie (first-party). Nie ma plików cookie analitycznych, śledzących ani reklamowych, ani plików cookie podmiotów trzecich. Dla technicznie niezbędnych plików cookie zgoda nie jest wymagana (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); dlatego nie wyświetlamy banera cookie.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub działania zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) dla koszyka i sesji konta oraz nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnie działającej stronie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Konto klienta (logowanie bez hasła)

Konto klienta jest opcjonalne — zamówienia są możliwe także jako gość. Logowanie odbywa się bez hasła: nie przechowujemy żadnego hasła. Zamiast tego na żądanie wysyłamy Państwu jednorazowy link logowania na Państwa adres e-mail (zapisywana jest tylko wartość kontrolna/hash linku, nie sam link), albo rejestrują Państwo passkey. W przypadku passkeyów przechowujemy tylko klucz publiczny — dane biometryczne (np. odcisk palca) pozostają wyłącznie na Państwa urządzeniu i nigdy nie są nam przekazywane.

W ramach konta przetwarzamy: adres e-mail, opcjonalnie nazwę wyświetlaną, ustawienie języka, dane sesji (sesje logowania są ważne 30 dni i mogą zostać unieważnione po stronie serwera) oraz Państwa zapisane projekty i przeglądy zamówień. Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Mogą Państwo w każdej chwili samodzielnie usunąć swoje konto pod adresem usuń konto. Przy tym Państwa dane konta (adres e-mail, passkeys, sesje, zapisane projekty) są całkowicie usuwane. Dane zamówień i faktur pozostają nienaruszone, ponieważ musimy je przechowywać na podstawie obowiązków wynikających z prawa handlowego i podatkowego (zob. punkt 5).

Po usunięciu konta zamówione konfiguracje pozostają dostępne bez danych osobowych jako cyfrowy bliźniak pod swoim numerem konfiguracji (zob. punkt 8 oraz OWU, § 11).

Program beta shape.tools: jeśli ubiegają się Państwo o dostęp beta do konfiguratora shape.tools, zapisujemy Państwa adres e-mail, opcjonalnie imię i nazwisko, preferencję językową oraz status zgłoszenia (zgłoszone, zatwierdzone lub cofnięte), aby zarządzać dostępem i powiadomić Państwa e-mailem o zatwierdzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane są usuwane po zakończeniu programu beta lub na Państwa żądanie; zgłoszenie jest możliwe także bez konta klienta.

5. Zamówienia i proces zakupowy

W celu realizacji Państwa zamówienia przetwarzamy dane podane w procesie zakupowym: adres e-mail, imię i nazwisko, opcjonalnie firmę, adres dostawy i adres rozliczeniowy, numer telefonu, opcjonalnie numer identyfikacyjny VAT oraz informacje o zamówieniu i płatności. Zakup jest możliwy także bez konta klienta (zamówienie jako gość).

Jeżeli składają Państwo zamówienie jako firma z siedzibą w innym państwie członkowskim UE i podają numer identyfikacyjny VAT, przekazujemy go wraz z nazwą firmy i adresem do niemieckiego Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (Bundeszentralamt für Steuern), który weryfikuje go w rejestrze danego państwa członkowskiego (kwalifikowane potwierdzenie zgodnie z § 18e UStG). Wynik przechowujemy wraz z zamówieniem jako dowód podatkowy. Podstawą prawną są nasze obowiązki dowodowe w zakresie VAT (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dane te przekazujemy tylko tym usługodawcom, którzy potrzebują ich do realizacji: firmie kurierskiej realizującej dostawę (imię i nazwisko, adres dostawy) oraz naszemu dostawcy usług płatniczych (punkt 6). Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dane zamówień i faktur podlegają ustawowym obowiązkom przechowywania wynikającym z prawa handlowego i podatkowego (§ 257 HGB, § 147 AO; w zależności od rodzaju dokumentu od sześciu do dziesięciu lat) i są przechowywane przez ten okres (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Państwa potwierdzenia złożone w procesie zamówienia (regulamin, informacja o produkcji na indywidualne zamówienie) protokołujemy jako dowód wraz ze znacznikiem czasu.

6. Obsługa płatności (Mollie)

Płatności przez PayPal, kartę płatniczą i przelew bankowy (przedpłata) obsługuje nasz dostawca usług płatniczych Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niderlandy). Mollie otrzymuje w tym celu dane niezbędne do płatności (kwota, referencja, w zależności od metody płatności Państwa dane płatnicze). Dane Państwa karty lub konta są pobierane bezpośrednio przez Mollie lub danego dostawcę płatności i nie trafiają do naszych systemów.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Uzupełniająco obowiązuje polityka prywatności Mollie: mollie.com/privacy. Przy zakupie na fakturę dla klientów biznesowych (po aktywacji) obsługa odbywa się bezpośrednio przez nas.

7. Konfigurator AI (shape.tools)

W konfiguratorze shape.tools mogą Państwo konfigurować produkty w dialogu z asystentem AI. Wchodzą Państwo przy tym w interakcję z systemem AI; odpowiedzi są generowane maszynowo. W celu wygenerowania odpowiedzi przekazujemy Państwa wiadomości czatu i przebieg rozmowy bieżącej sesji naszemu podmiotowi przetwarzającemu Anthropic (Claude API). Cenę, wymiary i wykonalność zawsze oblicza nasz własny system — nie AI.

Prosimy nie podawać na czacie danych osobowych (np. imion i nazwisk, adresów, danych kontaktowych) — nie są one potrzebne do konfiguracji Państwa produktu. Przebiegi czatu nie są przez nas trwale przechowywane: istnieją tylko na czas bieżącej sesji, a potem są automatycznie odrzucane. Według informacji Anthropic treści przekazywane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.

Podstawą prawną są działania zmierzające do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub nasz prawnie uzasadniony interes w wygodnej konfiguracji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie, w jakim dane są przy tym przekazywane do USA, odbywa się to na podstawie odpowiednich gwarancji zgodnie z art. 44 i nast. RODO (standardowe klauzule umowne UE lub EU-US Data Privacy Framework).

8. Przesłane pliki i projekty

Pliki, które przesyłają Państwo do produkcji, oraz Państwa projekty z Modelera i konfiguratora przechowujemy w magazynie obiektowym kompatybilnym z S3 na serwerach w Niemczech. Używamy ich wyłącznie do kontroli (ręczna weryfikacja przed produkcją przez naszych pracowników), do wykonania Państwa zamówienia i do sporządzenia związanej z nim dokumentacji produkcyjnej. Osobom trzecim nie udzielamy dostępu, z wyjątkiem usługodawców, którzy potrzebują danych do realizacji Państwa zamówienia (zob. regulamin, § 11).

Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub działania zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Pliki dotyczące zamówień przechowujemy w ramach ustawowych terminów; niezamówione przesłane pliki i projekty usuwamy, gdy tylko ich przechowywanie nie jest już konieczne, a przy usunięciu konta — natychmiast.

Numer konfiguracji: Każdą konfigurację z konfiguratora shape.tools zapisujemy pod numerem konfiguracji, aby mogli Państwo ponownie ją otworzyć, zmienić i zamówić. Osoba znająca tylko numer widzi widok bez danych osobowych (imion i nazwisk, tekstów, własnych tras biegowych); pełny widok jest dostępny poprzez kod QR na produkcie, konto klienta lub zamówienie. Przesłaną trasę biegu (GPX) zapisujemy tylko razem z konfiguracją lub gdy Państwo włączą do niej plan miasta – zawsze po strefie prywatności i bez godzin; niewykorzystane trasy i ich plany usuwamy po 30 dniach. Plan miasta tworzymy z danych OpenStreetMap za pośrednictwem publicznej usługi Overpass; przekazujemy tylko wycinek mapy, ani trasy, ani danych o Państwa osobie. Niezamówione konfiguracje usuwamy, jeśli nie były otwierane przez dwanaście miesięcy, a przy usunięciu konta natychmiast. Zamówione konfiguracje przechowujemy na potrzeby ponownych zamówień, części zamiennych i gwarancji; przy usunięciu konta lub na Państwa wniosek usuwamy dane osobowe, a cyfrowy bliźniak pozostaje. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ponownych zamówieniach i gwarancji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

9. Komunikacja e-mail

Wysyłamy wyłącznie transakcyjne wiadomości e-mail: linki logowania, potwierdzenia zamówień i płatności, faktury oraz wiadomości dotyczące Państwa zamówienia (np. pytania z kontroli plików). Newslettera nie ma. Wysyłka odbywa się przez zleconego przez nas dostawcę usług e-mail (powierzenie przetwarzania). Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Jeżeli kontaktują się Państwo z nami e-mailem, przetwarzamy Państwa dane w celu obsługi zapytania i ewentualnych pytań uzupełniających (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Po załatwieniu Państwa sprawy dane są usuwane, o ile nie istnieją obowiązki przechowywania.

10. Pomiar zasięgu; brak usług śledzących i reklamowych

Aby zrozumieć, w jaki sposób korzysta się z naszej platformy, prowadzimy oprogramowanie open source Umami na własnym serwerze w Niemczech. Przeglądarka pobiera skrypt pomiarowy z adresu odwiedzanej strony (np. www.formulor.de lub shape.tools) i tam też przesyła dane pomiarowe; pliki cookie przeglądarki nie są przy tym przekazywane do statystyki. Rejestrowane są odwiedzane strony, witryna odsyłająca, przybliżone pochodzenie (kraj, region, miejscowość), przeglądarka, system operacyjny, typ urządzenia, rozmiar ekranu i język, a także pojedyncze zdarzenia użytkowania — na przykład dodanie towaru do koszyka lub zakończenie kroku w kasie.

Nie są przy tym zapisywane pliki cookie ani żadne informacje nie są przechowywane na Państwa urządzeniu ani z niego odczytywane. Państwa adres IP nie jest przechowywany; służy wyłącznie do wyliczenia solonej, nieodwracalnej wartości skrótu, która grupuje odsłony jednej sesji. Zidentyfikowanie Państwa, rozpoznanie na wielu urządzeniach lub śledzenie między witrynami nie jest zatem możliwe. Dane nie opuszczają naszego serwera — nie są przekazywane podmiotom trzecim ani do państw spoza UE. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w kształtowaniu oferty odpowiadającej zapotrzebowaniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); ponieważ nie są zapisywane pliki cookie ani informacje na Państwa urządzeniu, zgoda w rozumieniu § 25 TDDDG nie jest wymagana.

Ponadto nie stosujemy zewnętrznych usług analitycznych (np. Google Analytics), śledzenia konwersji do celów reklamowych, nagrywania sesji ani analizy ruchów myszy i kliknięć (session replay, mapy cieplne), wtyczek mediów społecznościowych, osadzonych treści podmiotów trzecich (np. YouTube) ani zewnętrznych usług czcionek. Czcionki i wszystkie treści dostarczamy z własnych serwerów.

11. Państwa prawa

Mogą Państwo w każdej chwili skorzystać z następujących praw:

• dostęp do Państwa danych przechowywanych u nas i informacji o ich przetwarzaniu (art. 15 RODO),
• sprostowanie nieprawidłowych danych osobowych (art. 16 RODO),
• usunięcie Państwa danych przechowywanych u nas (art. 17 RODO),
• ograniczenie przetwarzania danych, o ile nie możemy jeszcze usunąć Państwa danych z powodu obowiązków ustawowych (art. 18 RODO),
• sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych u nas (art. 21 RODO) oraz
• przenoszenie danych, o ile wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych lub zawarli z nami umowę (art. 20 RODO).

Jeżeli udzielili nam Państwo zgody, mogą ją Państwo w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość. Do skorzystania z Państwa praw wystarczy nieformalny e-mail na adres service@formulor.de.

Mają Państwo ponadto prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO) — np. do krajowego pełnomocnika ds. ochrony danych i wolności informacji Badenii-Wirtembergii (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg). Listę organów nadzorczych znajdą Państwo pod adresem bfdi.bund.de.

12. Bezpieczeństwo danych

Wszystkie połączenia z naszą stroną są szyfrowane TLS (HTTPS) zgodnie z aktualnym stanem techniki. Dostęp do danych klientów jest wewnętrznie ograniczony do pracowników, którzy się nimi zajmują.

13. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Dostosowujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmienia się stan prawny lub nasze usługi (np. przy wprowadzeniu nowych serwisów). Obowiązuje każdorazowo opublikowana tutaj aktualna wersja.